黄南藏族自治州人民政府办公室关于印发《黄南州政府系统视频会议管理办法》的通知
黄政办〔2008〕39号
黄南藏族自治州人民政府办公室关于印发《黄南州政府系统视频会议管理办法》的通知
各县人民政府，州政府各委、办、局：
《黄南州政府系统视频会议管理办法》已经州人民政府同意，现予印发，请认真贯彻执行。
二○○八年六月十三日
黄南州政府系统视频会议管理办法
第一条 为充分发挥州、县政府视频会议系统的作用，进一步加强视频会议管理，确保视频会议系统正常使用和运行，提高使用效率，特制定本办法。
第二条 黄南州政府视频会议系统由州政府主会场和各县4个分会场组成，主要承担州委、州政府和州直机关各部门组织召开的电视电话会议。各单位应积极利用视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。
第三条 州政府办公室是全州视频会议的管理部门，州政府办公室信息科是全州视频会议系统的技术保障部门。各县也应明确视频会议系统管理的具体职责，并指定一名以上系统管理员。
第四条 以州政府名义召开的视频会议，经州政府分管领导批准后，提前1个以上工作日通知具体操作人员；以州直各部门名义召开的视频会议，由会议发起单位提前3个以上工作日填报《黄南州视频会议申请表》，并加盖公章后交州政府办公室备案，得到确认后，发起单位提前1个以上工作日将《会议通知》下发到需要参会的单位。紧急情况下，会议发起单位可先将视频会议有关信息告知州政府办公室，并在会后补办相关手续。如与州政府视频会议冲突，应优先确保州政府视频会议。
第五条 视频会议参加单位的组织协调工作由会议发起单位负责，同时会议发起单位还应督促各参会单位做好与当地视频会议管理部门的协调工作，并指派一名工作人员协助州政府办公室做好相关会务工作。
第六条 会前准备注意事项：
（一）州政府办公室要在各县分会场开始准备前检查和调整会议室灯光、音响状态，进入值机状态。
（二）各县接到会议通知后，应根据会议通知中的联调时间及时安排，准时参加联调。联调时，各系统管理员应按照视频会议系统操作规范中的相关要求，逐级检查系统状况，如发现本单位在设备正常开启下，不能连接主会场的，要立即与州政府办公室信息科联系，以便组织抢修。如果由于各县分会场操作人员不及时参加联调或联调时不认真，导致分会场不能与主会场互联互通，影响会议正常召开，要追究相关人员责任。
（三）会议开始前1小时，各县分会场的系统管理员应到达工作岗位开始值机。
第七条 会议期间注意事项：
（一）各县应在会场的明显位置设置本县的名称（尺寸大小以能在视频窗口中明显显示且不影响会场人员为宜），主要领导要设置桌签，重要会议还应在会场悬挂会标（会标根据会议通知要求制作），标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰；
（二）各县要确保会议期间会议室的灯光、音响状况良好；
（三）系统管理员应该坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；
（四）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面；
（五）不得随意播放与会议无关的音视频信息；
（六）各县分会场不发言时，应将话筒调至静音状态；
（七）参会人员应严肃认真，保持座姿端正；
（八）会场内禁止吸烟，禁止食用水果、零食等。
第八条 会议期间，如各县分会场系统出现故障，系统管理员应尽快予以排除，避免影响主会场会议的正常进行。系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。
第九条 会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各县分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。会议中产生的录音、录像等相关资料应根据有关档案要求妥善保存和处理。
第十条 各县应定期对视频会议系统进行自检。州政府办公室将不定期对全州视频会议系统进行检测（检测内容与联调内容相同）。
第十一条 各县应在视频会议室设置值班电话。视频会议系统管理员姓名及联系方式（包括办公室电话、移动电话）如发生变更，应及时通知州政府办公室信息科。
第十二条 本办法由州政府办公室负责解释，各县可根据本办法制定实施细则。
第十三条 本办法自发布之日起实行。